Hướng dẫn kiểm soát kho hàng cho tiệm nail và nail supply

Một trong những khu vực luôn bị bỏ qua và lộn xộn nhất có lẽ là phòng kho của nail salon. Tìm hiểu cách phát triển hệ thống hàng tồn kho giúp bạn đảm bảo được doanh thu, cân bằng nguồn thu và chi, tăng lợi nhuận, giải phóng dòng tiền của bạn.

Chủ tiệm biết rằng để có một hệ thống kho hàng hoàn thiện sẽ đòi hỏi rất nhiều nguồn lực. Các sản phẩm trong kho tồn cần đáp ứng đủ nhu cầu bán lẻ, sử dụng của salon. Owners luôn phải có số lượng nhập, xuất, yêu cầu đặt hàng đúng thời gian và đúng thời điểm.

Meghanne Haran, giám đốc điều hành của You Salon, Maryland, cho biết:” Tôi cảm thấy việc theo dõi kho hàng cực kỳ quan trọng”.

“Salon owners luôn sợ phải nghĩ về kho hàng, nhưng nếu bạn có hệ thống kho, việc quản lý cực kỳ dễ dàng và kho hàng đó chính là tiền của các sếp”. – Beate Assmuth – Ong, đồng sở hữu Mane Attraction Salon, Arizona.

Bài viết này đã tham khảo những salon owners có kinh nghiệm trong việc kiểm soát kho hàng

Ai là người chịu trách nhiệm

Hầu hết các chủ salon đều giao nhiệm vụ quản lý kho cho nhân viên lễ tân – họ sẽ dựa vào thông tin của nhân viên bán hàng để đưa ra ý kiến cho owners nên mua cái gì và nên mua khi nào. Cách vận hành này thực hiện khá dễ dàng nhưng nó sẽ không đem lại lợi ích tài chính cho salon. Điều khiển hệ thống kho hàng tốt nhất nên lựa chọn một người có kinh nghiệm như quản lý hàng tồn kho hoặc giám đốc mua hàng – phụ trách sản phẩm bán lẻ, các vật tư chung khác và sản phẩm backbar.

kho hang nail salon

Dù họ có bằng cấp hay kinh nghiệm hay không thì tiêu chí lớn nhất đối với người quản lý hàng tồn kho là hiểu được doanh số của salon, có thể đọc báo cáo và luôn cố gắng duy trì ngân sách cân bằng. Trong trường hợp salon không đủ lớn để có nhân viên kiểm kho chuyên dụng, trách nhiệm thuộc về owners.

Cần order bao nhiêu cho kho hàng

Đặt hàng cho kho dự trữ phức tạp hơn so với refill lại kệ. Hầu hết các tiệm sử dụng phần mềm hoặc bảng tính theo dõi số lượng sản phẩm đã bán hoặc sử dụng cho backbar, sau đó tính trung bình số lượng sản phẩm theo hàng tuần hoặc hàng tháng để xác định số lượng đặt hàng. Vì bạn không muốn bán hết hoàn toàn trước khi có hàng mới về – đồng nghĩa với việc trong kho luôn phải giữ một số lượng nhất định. Sản phẩm “hot” hoặc theo mùa (ví dụ như Giáng sinh) cần được đặt hàng từ hai tháng trước đó. Ngược lại, đối với các mặt hàng “chậm” bạn có thể rút ngắn thời gian đặt hàng.

Dù bạn kinh doanh mảng gì, bạn cần biết đến “tỷ lệ doanh thu” của nó. Đó là khoảng thời gian cần thiết để bán một lượng sản phẩm. Bryan Nunes, đồng sở hữu Blo ở Raleigh – N Cali giải thích: “ Chúng ta đặt mức tối thiểu sản phẩm có sẵn theo tỷ lệ doanh thu được đề ra trước đó. Nói cách khác, nếu một sản phẩm có số lượng tối đa là 12 đơn vị và tỷ lệ doanh thu là 90 ngày nghĩa là sản phẩm đó dự kiến bán hết trong 90 ngày. Nếu sản phẩm đó mất 120 ngày để bán hết thì chúng tôi sẽ điều chỉnh số lượng hàng tồn trong kho cho lần order tiếp theo để đảm bảo rằng “tiền không chết” trên kệ hàng.

kiem soat kho hang

Sản phẩm mới sẽ khá là khó để dự đoán. Các sản phẩm mới có thể đặt ra một thách thức bởi vì doanh số của chúng là khác biệt để dự đoán. Ví dụ, Assmuth-Ong không có lịch sử về một sản phẩm mới của Brazil, họ quyết định mua, vì vậy họ ước tính một đơn đặt hàng. Nhưng sự mới lạ của món đồ khiến các nhà tạo mẫu phấn khích, những người được đào tạo và giáo dục về nó, và họ đã giúp thúc đẩy doanh số bán hàng.

“Doanh số có thể tăng gấp hai đến ba lần so với những gì nhà sản xuất gợi ý”, Assmuth-Ong nói. Bạn không bao giờ muốn mất đơn hàng do bị thiếu hàng. Nếu bạn hết hàng, hãy nhận thông tin thanh toán và tên của khách hàng – giảm giá 10% cho việc đặt cọc – và sau đó thông báo cho họ khi nó trở lại trong kho, hoặc thậm chí gửi nó đến nhà của họ mà không thu phí thêm. 

Khi nào cần order             

Khi nào cần đặt hàng là một câu hỏi gồm hai phần: Tần suất bạn nên đặt hàng và ngày nào trong tuần bạn nên đặt hàng. Hầu hết các tiệm chúng tôi đã nói chuyện thường đặt hàng hàng tuần hoặc hai tuần một lần, nhưng tần suất bạn đặt hàng bị ảnh hưởng bởi khối lượng bán hàng, mức tối thiểu đặt hàng của nhà cung cấp và thậm chí bởi phí vận chuyển. Các chi phí vận chuyển không phải là trò đùa, Helmick nói. “Báo cáo tài chính của chúng tôi có mức phí vận chuyển kỷ lục, và chúng tôi dành năm con số hàng năm cho nó.” Vì lý do đó, salon giới hạn các đơn đặt hàng bán lẻ hai lần mỗi tháng, ngoại trừ dòng Rastase, được đặt hàng tuần kể từ khi vận chuyển miễn phí. Cho đến nay, việc đặt hàng hai lần một tháng khá hiệu quả cho tiệm của tôi , Helmick nói, lưu ý rằng điều quan trọng nhất là “Tôi không để nhiều hàng tồn kho – đó là dòng tiền “ngủ quên” và chúng ta nên tối đa chúng”.

kho hàng nail salon

Theo dõi kho hàng như thế nào?

Phần mềm là một công cụ có giá trị khi quản lý hàng tồn kho. Đảm bảo phần mềm salon của bạn có chương trình theo dõi mức tồn kho trong thời gian thực, tạo đơn hàng bán lẻ tự động, tạo báo cáo liệt kê các sản phẩm bán chạy nhất và bán chậm nhất và hiển thị xu hướng bán hàng theo thời gian – sau đó đảm bảo bạn hoặc người quản lý kho của bạn biết cách để dùng nó. Ngoài ra, sổ làm việc kiểm kê của nhà sản xuất và bảng tính tùy chỉnh từ gói Công cụ phân tích và huấn luyện tài chính của Milady / Cengage Learning có thể hỗ trợ theo dõi.

Các hệ thống POS tích hợp sử dụng máy quét mã vạch để khi sản phẩm được bán hoặc đặt vào thanh sau, nó chỉ cần quét ra và kiểm kê tự động cập nhật trong hệ thống máy tính. 

Làm sao để kiểm tra?

Để đảm bảo độ chính xác, số lượng thực tế khớp với những gì trong hệ thống. Nhiều tiệm thực hiện kiểm toán hàng tháng về bán lẻ và kiểm toán hàng quý trên backbar, mặc dù một số thậm chí có thể làm điều đó thường xuyên hơn. Thông thường, hai hoặc nhiều nhân viên tham gia quản lý hàng tồn kho đếm và kiểm tra số đếm của nhau. Nghe có vẻ nhàm chán, nhưng đó là công việc nghiêm túc, Haran nói: “Nếu bạn không biết những gì bạn có, bạn không biết những gì bạn cần.”

kho hàng nail salon

Tại Luxe Salon, kiểm hàng được thực hiện hàng tháng cùng một lúc, với sự tham gia của tất cả nhân viên. “Bạn học cách hiểu sản phẩm tốt hơn và cách đặt hàng tốt hơn”, Helmick giải thích. Không chỉ vậy, cô nói thêm, số lượng hàng tồn kho nhất quán có nghĩa là bạn luôn kiểm soát được sản phẩm của mình và bảo vệ bản thân khỏi bị kẻ cắp. Điều đó đúng: Phần lớn các salon báo cáo rằng họ có hệ thống kiểm kê nghiêm ngặt, cũng như nhân viên trung thành, có nghĩa là hành vi trộm cắp nội bộ chưa bao giờ là một mối nguy hiểm. Tuy nhiên, ăn cắp hàng hóa là một mối đe dọa cho bất kỳ doanh nghiệp. Để chống lại điều đó, các nhân viên luôn hỗ trợ cho người mua sắm đi vào tiệm. 

Luôn theo dõi hàng hoá:

Beate Assmuth-Ong, đồng sở hữu của Mane Attraction Salon ở Phoenix, Arizona, đã chia sẻ bảng tính Excel của cô với chúng tôi, theo dõi kho đồ của cô trong các cột dễ đọc. Trong ảnh chụp nhanh tháng 1 năm 2010 này, cô có thể dễ dàng xem các con số cho mọi sản phẩm mình có, chẳng hạn như số lượng còn lại, số tiền nhận được và số lượng bán ra. Một công thức Excel sẽ tự động tính toán số “should be”. Cuối cùng, nhóm của Beate có số lượng vật lý và bất kỳ sự khác biệt nào giữa số “should be” và số lượng thực tế được ghi lại bằng màu đỏ. Biểu đồ tương tự này được tạo ra cho mỗi tháng và trung bình hàng quý được tính cho một cái nhìn toàn cảnh của cả năm.                                     

Hàng hoá luôn là cốt lõi của việc kinh doanh, chỉ khi quản lý hàng hoá tốt khi đấy bạn mới có thể tối ưu hoá doanh thu của mình.

Tham khảo một số idea về cách sắp xếp kho hàng tại đây

“Tiệm nail nhỏ nên phải bớt chi phí quảng cáo” – 01 quan niệm vô cùng sai trong kinh doanh

11 Điều nail salon cần làm khi mở cửa trở lại